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"Chers et honorés collègues, …"

Cette lettre de la main de Hendrik Antoon Lorentz, qui n’est pas alors officiellement président de l'Institut, porte à la connaissance du Comité scientifique l’état d’avancement de sa création ainsi que son mode de fonctionnement administratif et financier. De même, il propose à la discussion un certain nombre de points concernant l’attribution de subsides, l’organisation du futur Conseil (prévu en 1913) et la publicité à envisager à propos de la création de l’Institut international de Physique Solvay. Il aborde également la demande exceptionnelle émanant du Professeur Lebedew de Moscou, dont les recherches sont menacées par le démantèlement du département de physique de l’Université de Moscou et à laquelle il propose de répondre par l’attribution d’une aide de secours prise sur la ligne budgétaire des frais généraux.

Lorentz, physicien néerlandais, était capable de s’exprimer avec la même aisance en anglais, allemand et français, et l'on trouve dans les archives des documents rédigés dans les trois langues. Il s'est illustré pendant plus de quinze ans passés, à travers la présidence de l'Institut de physique Solvay, à renforcer les liens entre les chercheurs internationaux dans la pure tradition universaliste de la science, que partageait Ernest Solvay. Cette qualité est saluée par bien des scientifiques ayant participé aux Conseils de physique.

Après le succès scientifique du Conseil de 1911, dit « Premier Conseil de Physique Solvay », originellement prévu comme un évènement unique regroupant des scientifiques éminents du monde entier autour de la question de la théorie des quantas, Robert Goldschmidt propose à Ernest Solvay la création de l’Institut international de Physique Solvay pour pérenniser l’entreprise. Ernest Solvay grand industriel et philanthrope passionné de sciences, avait déjà fondé les Instituts internationaux de physiologie et de sociologie Solvay. Convaincu par l'expérience de 1911, Solvay adhère à cette idée qui lui était d'ailleurs chère depuis longtemps. S’ensuivent alors nombre d’échanges dans le cadre de réunions ou de correspondances sur la rédaction des Statuts et sur le fonctionnement de l’Institut. Dans ces échanges, les membres du Comité scientifique et de la commission administrative présentent à l’ensemble des collaborateurs, des propositions ou des points à discuter, traités ensuite de manière collégiale.